RODO / SYGNALISTA

RODO

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez ALCHEMIA Spółka Akcyjna

1.   Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem danych osobowych (dalej „Dane”) przetwarzanych przez nas w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej jest spółka ALCHEMIA Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (00-807),  ul. Aleje Jerozolimskie 92, zwana dalej Administratorem lub ALCHEMIA S.A..
Dane są przetwarzane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami w tym Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) .
Dane oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

2.   Jak przetwarzamy Dane?

ALCHEMIA S.A. dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których Dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane Dane są:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której Dane dotyczą;
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; 
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane;
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której Dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których Dane te są przetwarzane; 
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo Danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
  

3.   Kiedy przetwarzamy Dane?

Dane przetwarzamy w wielu sytuacjach. Mogą być to sytuacje, w których udostępnili nam Państwo swoje Dane osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. złożenia swojej aplikacji, skierowania zapytania / oferty mailowo lub telefonicznie) lub w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy, czy też w związku z realizacją funkcji / obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. na potrzeby prowadzenia rejestracji / list akcjonariuszy), ale także wtedy, gdy pozyskaliśmy Państwa Dane z innych źródeł (np. od firmy, z którą Państwo współpracują, a która jest naszym kontrahentem / klientem).

4.   Przetwarzanie Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem.

a.   Jakie Dane przetwarzamy w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?
Jako Administrator przetwarzamy Dane naszych partnerów biznesowych (inwestorów, podwykonawców, kontrahentów), ich pracowników / współpracowników, Dane innych osób przekazane nam w ramach realizacji umów, a także innych osób nawiązujących kontakt z nami za pośrednictwem telefonu lub poczty elektronicznej.
W związku z relacjami biznesowymi i kontaktem możemy przetwarzać następujące Dane: Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych oraz inne Dane przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.
Powyższe Dane pozyskujemy bezpośrednio od osób, których Dane dotyczą, a także od innych osób, np. od ich pracodawców / zleceniodawców.

b.   Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?
W związku z relacjami biznesowymi i kontaktem przetwarzamy Dane w następujących celach:

• nawiązania współpracy;
• zawarcia i wykonywania umowy;
• rozliczenia umów;
• udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenie dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
• marketingu i kontaktu w sprawie innych informacji i usług ALCHEMIA S.A.;
• obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.
  

Podstawą przetwarzania Danych przez ALCHEMIA S.A. jest:

• zgoda osoby, której dane dotyczą;
• niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której Dane dotyczą;
• realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora;
• prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu produktów i usług Administratora lub strony trzeciej, kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
  

Podanie Danych jest dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji.

c.   Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?
Dane zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane osób, które skontaktowały się z ALCHEMIA S.A. będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i ew. prowadzenia korespondencji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

d.   Kto jest odbiorcą Danych w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem?
Dane przetwarzane przez nas w związku z relacjami biznesowymi i kontaktem mogą być przekazywane spółkom powiązanym z ALCHEMIA S.A., naszym partnerom biznesowym oraz innym naszym kontrahentom wspierającym nas w organizacji pracy, usług IT i marketingu.

5.   Przetwarzanie Danych w związku z rekrutacją.

a.   Jakie Dane przetwarzamy w związku z rekrutacją?

Jako Administrator przetwarzamy Dane osób ubiegających się o zatrudnienie przekazane wszelkimi dostępnymi kanałami rekrutacji, w tym w szczególności przetwarzamy wszelkie Dane przekazane nam w ramach aplikacji oraz zebrane w ramach procesu rekrutacji.
W związku z rekrutacją możemy przetwarzać następujące Dane (przetwarzanie niektórych Danych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe, Dane dotyczące wykształcenia, Dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego zatrudnienia, Dane dotyczące uprawień oraz inne Dane przekazane nam w trakcie procesu rekrutacji.

b.   Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych w związku z rekrutacją?
W związku z rekrutacją przetwarzamy Dane w następujących celach:

• rozpatrzenia kandydatury i realizacji procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody, także dla potrzeb przyszłych rekrutacji lub rekrutacji w ramach Grupy Kapitałowej ALCHEMIA;
• obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.
  

Podstawą przetwarzania Danych przez Administratora są przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych, a w zakresie szerszym niż określony w tych przepisach oraz w zakresie przyszłych rekrutacji, Państwa zgoda.
Podanie Danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji i nawiązania ewentualnej dalszej współpracy.

c.   Jak długo będą przetwarzane Dane w związku z rekrutacją?
Dane będą przetwarzane w celach określonych powyżej przez okres trwania procesu rekrutacyjnego lub przyszłych rekrutacji, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

d.   Kto jest odbiorcą Danych w związku z rekrutacją?
Dane przetwarzane przez nas w związku z rekrutacją mogą być przekazywane spółkom powiązanym z ALCHEMIA S.A., podmiotom wspierającym nas w procesie rekrutacji oraz świadczącym na naszą rzecz usługi IT.

6.   Przetwarzanie danych akcjonariuszy oraz ich pełnomocników

a.   Jakie Dane akcjonariuszy i ich pełnomocników przetwarzamy?
Jako Administrator, będący jednocześnie spółką publiczną, przetwarzamy Dane akcjonariuszy Spółki oraz ich pełnomocników: Dane identyfikacyjne, Dane teleadresowe oraz inne Dane przekazane nam przez akcjonariuszy i ich pełnomocników w związku z ich statusem oraz wykonywaniem przez nich uprawnień oraz obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w związku z udziałem akcjonariuszy i ich pełnomocników w Walnych Zgromadzeniach Akcjonariuszy Spółki.

b.   Jaki jest cel i podstawa przetwarzania Danych akcjonariuszy i ich pełnomocników?

Dane akcjonariuszy i ich pełnomocników przetwarzamy w celu:

• realizacji obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w ramach udzielenia odpowiedzi na zapytania lub wnioski kierowane do Spółki, prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie, prowadzenia rejestrów / list akcjonariuszy, innej niezbędnej dokumentacji;
• realizacji prawnie uzasadnionych celów administratora, w tym prowadzenie korespondencji, obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowanych roszczeń,
  
• zawierania i wykonywania umów pomiędzy Administratorem a akcjonariuszami.
  

Podstawą przetwarzania Danych przez Administratora jest realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, wynikających w szczególności z przepisów ustawy Kodeks spółek handlowych, Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, a także Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie nadużyć na rynku (Rozporządzenie MAR), realizacja prawnie uzasadnionych celów administratora oraz w przypadkach gdy ma to zastosowanie, niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.
Podanie Danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji uprawnień akcjonariuszy wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

c.   Jak długo będą przetwarzane Dane akcjonariuszy i ich pełnomocników?
Dane akcjonariuszy i ich pełnomocników będą przetwarzane przez okres niezbędny dla realizacji obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

d.   Kto jest odbiorcą Danych akcjonariuszy i ich pełnomocników?
Przetwarzane przez nas Dane akcjonariuszy i ich pełnomocników mogą być przekazywane naszym kontrahentom wspierającym nas w organizacji pracy, usług IT, marketingu, obsłudze korespondencji oraz świadczącym usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową czy rachunkową.

7.   Czy Państwa Dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Państwa Dane nie trafiają poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a jeśli w przyszłości miałoby dojść do transferu do miejsca poza terytorium EOG, ALCHEMIA S.A. podejmuje odpowiednie kroki w celu zapewnienia ochrony Danych, w szczególności poprzez:

• stosowanie określonych klauzul umownych zwanych „standardowymi klauzulami umownymi”, które zostały zatwierdzone przez Komisję Europejską; lub
• transfer do krajów, co do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
  

W takim przypadku, przysługuje Państwu prawo uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń.

8.   Jakie uprawnienia Państwu przysługują?

Na zasadach określonych obowiązującymi przepisami przysługuje Państwu prawo:

• dostępu do Danych, w tym prawo uzyskania ich kopi;
• żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• przenoszenia ich do innego administratora (w zakresie, w jakim podstawą ich przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy lub Państwa zgoda).
  

Jeżeli przetwarzanie Danych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Zawsze przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9.   Kontakt:

Mogą się Państwo skontaktować z ALCHEMIA S.A. pod adresem e-mail: sekretariat@alchemiasa.pl lub pod telefonem 22 658 64 38.

---

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

SYGNALISTA

Dane Pełnomocników ds. przyjmowania zgłoszeń:
          Magdalena Matłach
          Grzegorz Kołodziej
Adres mailowy do zgłoszenia: sygnalista@alchemiasa.pl
Adres do korespondencji naruszenia: Alchemia S.A., Aleje Jerozolimskie 92. 00-807 Warszawa, z dopiskiem "NARUSZENIA"